Standaryzacja ma w produkcji trochę niesprawiedliwą opinię. Często kojarzy się z usztywnieniem procesu, procedurami i zasadą, że wszystko trzeba robić dokładnie tak samo. Szczególnie w firmach, które realizują wiele różnych zamówień, szybko pojawia się argument: „u nas się nie da, bo każde zlecenie jest inne”.

Tylko że różne produkty nie oznaczają jeszcze, że za każdym razem cały proces musi wyglądać inaczej.

Możemy produkować różne urządzenia, pracować na wielu konfiguracjach i realizować zamówienia dopasowane do konkretnych potrzeb klienta, a jednocześnie mieć jeden sposób uruchamiania zlecenia, przygotowania dokumentacji, kompletowania materiałów, montażu, kontroli jakości czy testowania gotowego urządzenia.

I paradoksalnie to właśnie przy takiej produkcji brak standardów zaczyna być najbardziej odczuwalny.

W XTON pracujemy zarówno z produkcją powtarzalną, jak i z rozwiązaniami wymagającymi zmian konstrukcyjnych czy indywidualnego podejścia. Przy takim modelu bardzo łatwo pomylić elastyczność z improwizacją. A to dwie zupełnie różne rzeczy.

Elastyczność oznacza, że potrafimy świadomie zmienić proces, kiedy wymaga tego produkt albo klient. Improwizacja zaczyna się wtedy, kiedy za każdym razem trzeba od nowa ustalać, kto ma coś zrobić, jak ma to zrobić i jak sprawdzimy, czy zostało wykonane prawidłowo.

Dopóki firma jest mała, taki sposób pracy może funkcjonować zaskakująco długo. Ludzie dobrze się znają, wiedza krąży bezpośrednio między nimi, a wiele decyzji można ustalić w kilka minut. Ktoś pamięta, jak rozwiązaliśmy podobny problem pół roku wcześniej, ktoś inny wie, którego elementu trzeba użyć, a doświadczony pracownik wychwyci błąd, zanim urządzenie trafi do testów.

Problem pojawia się wraz ze wzrostem skali.

Więcej zamówień oznacza więcej informacji, materiałów, zmian i osób uczestniczących w procesie. Wtedy wiedza przechowywana w głowach kilku pracowników przestaje wystarczać. To, co wcześniej było szybkim ustaleniem między dwiema osobami, zaczyna powodować pytania, pomyłki i oczekiwanie.

Dobry standard porządkuje przede wszystkim te elementy, które nie powinny zależeć od tego, kto danego dnia wykonuje pracę.

Jeżeli urządzenie przed wysyłką musi przejść określony zestaw testów, nie ma powodu za każdym razem zastanawiać się, co należy sprawdzić. Jeżeli zmiana konstrukcyjna została zatwierdzona, powinien istnieć jasny sposób przekazania jej do produkcji. Jeżeli do montażu potrzebny jest określony zestaw komponentów, kompletność materiału można zweryfikować przed rozpoczęciem pracy, zamiast odkrywać braki w połowie montażu.

Dzięki temu pracownik nie musi za każdym razem zastanawiać się nad czymś, co firma już wcześniej ustaliła. Swoją uwagę może poświęcić tam, gdzie rzeczywiście potrzebne są doświadczenie i decyzja.

Standaryzacja daje jeszcze jedną rzecz, która z punktu widzenia produkcji jest bardzo ważna: pozwala uczciwie oceniać, czy zmiana rzeczywiście była poprawą.

Jeżeli trzy osoby wykonują tę samą operację na trzy różne sposoby, a jedna potrzebuje 20 minut, druga 25, a trzecia 35, trudno mówić o stabilnym procesie. Zanim zaczniemy inwestować w automatyzację albo szukać kolejnych oszczędności, warto najpierw sprawdzić, skąd bierze się ta różnica.

Może się okazać, że najlepsze rozwiązanie już istnieje. Po prostu stosuje je jedna osoba.

Wtedy rolą organizacji nie jest wymyślanie procesu od nowa, ale sprawdzenie tego sposobu, uporządkowanie go i przeniesienie dobrej praktyki na pozostałe stanowiska. W ten sposób doświadczenie pojedynczego pracownika staje się wiedzą całej firmy.

Standard nie powinien być jednak święty. Jeżeli na produkcji znajdujemy lepszy sposób wykonania danej operacji, sprawdzamy go. Jeżeli rzeczywiście jest lepszy, to nie pracownik powinien wrócić do starej metody. Powinien zmienić się standard.

To szczególnie ważne w firmie produkcyjnej, która się rozwija. Zmieniają się produkty, technologie, konstrukcje i oczekiwania klientów. Pojawiają się również doświadczenia z montażu, testów i serwisu, których nie mieliśmy kilka lat wcześniej. Proces powinien umieć korzystać z tej wiedzy, zamiast bronić raz ustalonego sposobu pracy tylko dlatego, że został kiedyś zapisany.

Właśnie dlatego standaryzacja i elastyczność nie stoją po przeciwnych stronach.

Dobry standard daje stabilny punkt wyjścia. Wiemy, jak wykonujemy pracę dzisiaj, jaki wynik powinniśmy osiągnąć i gdzie możemy świadomie zrobić wyjątek. Jeżeli pojawia się lepsze rozwiązanie, możemy je porównać z obecnym sposobem, sprawdzić efekt i zdecydować, czy warto wprowadzić je szerzej.

Bez standardu każda zmiana jest po prostu kolejnym sposobem wykonania tej samej pracy.

Ze standardem może stać się realnym usprawnieniem.

Firma produkcyjna nie traci elastyczności wtedy, kiedy porządkuje swoje procesy.

Traci ją wtedy, kiedy każda zmiana wymaga improwizacji.