Na produkcji można mieć świetny dashboard i nadal nie wiedzieć, dlaczego nie realizujemy planu.

Wszystkie najważniejsze wskaźniki są policzone, dane aktualizują się regularnie, część pól świeci się na zielono, część na czerwono. Informacji nie brakuje.

Tylko czy na pewno mierzymy to, co pomaga nam dobrze zarządzać procesem?

To wcale nie jest oczywiste. Szczególnie dzisiaj, kiedy systemy produkcyjne pozwalają zbierać ogromne ilości danych. Możemy wiedzieć, ile pracowała maszyna, ile sztuk wykonało stanowisko, jak długo trwała operacja, ile było przestojów i jaki procent planu został zrealizowany.

Samo posiadanie tych liczb nie oznacza jednak, że wiemy, co dzieje się z produkcją.

Maszyna może mieć bardzo dobre wykorzystanie, a mimo to przed kolejną operacją będzie stał zapas na dwa dni. Stanowisko może poprawić wydajność o kilkanaście procent, ale jeżeli nie ogranicza całego procesu, wynik produkcji się nie zmieni. Możemy też zrealizować planowaną liczbę sztuk, tylko że po drodze potrzebne były poprawki, dodatkowa zmiana i kilka godzin nadliczbowych.

Wskaźnik się zgadza. Proces niekoniecznie.

Dlatego dobór KPI powinien zaczynać się od pytania, jaką decyzję chcemy dzięki niemu podejmować albo jaki problem odpowiednio wcześnie zauważyć.

Dobrym przykładem jest jakość. Liczba reklamacji oczywiście ma znaczenie, ale z punktu widzenia produkcji jest informacją bardzo późną. Zanim pojawi się reklamacja, produkt przeszedł już cały proces, został przetestowany, zapakowany, wysłany i trafił do klienta.

Jeżeli chcemy rzeczywiście zarządzać jakością, potrzebujemy również informacji znacznie wcześniejszych. Ile problemów wykrywamy podczas montażu? Ile urządzeń nie przechodzi testu za pierwszym razem? Ile czasu poświęcamy na poprawki? Czy ten sam błąd zaczyna się powtarzać?

Takie dane dają jeszcze możliwość reakcji, zanim problem opuści produkcję.

Podobnie jest z wydajnością. Sama liczba wykonanych sztuk może wyglądać bardzo dobrze, dopóki nie zestawimy jej z tym, czego rzeczywiście potrzebuje cały proces.

Jeżeli rozliczamy stanowisko przede wszystkim z maksymalnej liczby wykonanych elementów, trudno się dziwić, że będzie dążyło do produkowania jak najwięcej. Nawet wtedy, gdy przed następną operacją znajduje się już wystarczający zapas.

W ten sposób wskaźnik, który miał poprawiać efektywność, może zacząć generować produkcję w toku.

To jest jedna z rzeczy, o których przy KPI łatwo zapomnieć. Ludzie bardzo szybko uczą się, czego oczekuje od nich system pomiarowy.

Jeżeli najważniejsza jest liczba sztuk, będą pilnować liczby sztuk. Jeżeli najważniejsze jest wykorzystanie maszyny, będą pilnować, żeby maszyna pracowała. Jeżeli liczy się wyłącznie termin zakończenia zlecenia, można doprowadzić do sytuacji, w której termin zostanie dotrzymany, ale kosztem nadgodzin, zmian priorytetów i problemów przy innych zamówieniach.

Każdy z tych wskaźników może być potrzebny. Problem pojawia się wtedy, kiedy zaczynamy poprawiać jego wartość, zapominając, po co właściwie został wprowadzony.

Źle dobrany KPI nie tylko źle opisuje proces. Potrafi również zmieniać sposób, w jaki ten proces działa.

W XTON przyjmujemy prostą zasadę: jeżeli wskaźnik nie pomaga zrozumieć procesu, podjąć decyzji albo zauważyć problemu odpowiednio wcześnie, sama możliwość jego zmierzenia nie jest wystarczającym powodem, żeby nim zarządzać.

Nie potrzebujemy kilkudziesięciu wskaźników tylko dlatego, że system potrafi je policzyć. Znacznie ważniejsze jest kilka takich, którym ufamy, rozumiemy ich zależności i wiemy, co zrobić, kiedy zaczynają odbiegać od oczekiwanego poziomu.

Czasami będzie to terminowość. W innym miejscu liczba poprawek, czas przejścia zlecenia, dostępność konkretnego zasobu albo poziom produkcji w toku. Nie ma jednego zestawu KPI dobrego dla każdego procesu. Powinny wynikać z tego, czym rzeczywiście chcemy zarządzać.

Warto też co jakiś czas wrócić do wskaźników, które funkcjonują w firmie od lat. Proces się zmienia. Produkcja rośnie, pojawiają się nowe maszyny, zmienia się organizacja i sposób planowania. Liczba, która kiedyś była bardzo ważna, dzisiaj może już niewiele wnosić.

Nie chodzi więc o to, żeby produkcja miała jak najwięcej danych.

Chodzi o to, żeby właściwe dane prowadziły do właściwych decyzji.

Bo można bardzo dokładnie mierzyć niewłaściwą rzecz.

A wtedy nawet najlepszy system raportowania nie pomoże nam lepiej zarządzać produkcją