Jak obniżyć podatek na koniec roku? Praktyczne porady dla przedsiębiorców.

Koniec roku to moment, w którym przedsiębiorcy najczęściej analizują finanse firmy i planują wydatki. Powód jest prosty – każdy koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania, a co za tym idzie, obniża wysokość podatku. Odpowiednio zaplanowane koszty to nie tylko mniejsze zobowiązania wobec fiskusa, ale też realna inwestycja w rozwój biznesu.

Co to są koszty firmowe?

Koszty uzyskania przychodu to wszystkie wydatki, które mają związek z działalnością gospodarczą i pomagają w osiąganiu przychodów. Zgodnie z przepisami można zaliczyć do nich zarówno wydatki bieżące, jak i inwestycje długoterminowe.

Czy warto generować koszty na koniec roku?

Warto, ale nie w każdym przypadku. Dobrze jest przeanalizować planowane wydatki, aby nie przysporzyć sobie  kłopotów zamiast ulgi finansowej.

Podejmując decyzję o zrobieniu dodatkowych kosztów, trzeba zwrócić uwagę na 3 ważne kwestie. Wydatki powinny być:

• uzasadnione i związane z działalnością firmy — inaczej mogą zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy,
• prawidłowo udokumentowane — faktury, rachunki, paragony z NIP-em i umowy są absolutnym podstawą do rozliczenia się,
• przemyślane z perspektywy rozwoju firmy — nietrafione zakupy bez realnego wpływu na przychody to strata, nie korzyść.

Co NIE zalicza się do kosztów firmowych?

Nie każdy wydatek przedsiębiorcy może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Ustawodawca wyraźnie wskazuje katalog wydatków, które są wyłączone z kosztów podatkowych. Każdy wydatek powinien być nie tylko udokumentowany, ale i celowy – w przeciwnym razie może zostać zakwestionowany przez urząd skarbowy. Do kosztów firmowych nie wrzucaj:

• wydatków prywatnych – zakupy na użytek osobisty, sprzęt RTV do domu, czy wycieczki,
• składek i zobowiązań publiczych – podatek dochodowy, składki na ZUS w części finansowanej przez pracownika, mandaty drogowe i inne sankcje,
• darowizn i częściowo sponsoringu – darowizny, które nie są ujęte w katalogu ulg podatkowych i sponsoring bez związku z działalnością firmy,
• niektórych wydatków budujących wizerunek – alkohol dla kontrahentów, wystawne przyjęcia, luksusowe prezenty.

Jak zapłacić niższy podatek na koniec roku?

Wystarczy rozsądnie zaplanować wydatki, a wiele z nich można bezpiecznie wrzucić w koszty i tym samym obniżyć podatek dochodowy. Jakie zakupy do firmy warto rozważyć?

1. Koszty operacyjne

Podstawowe wydatki, które można łatwo udokumentować i bezpiecznie ująć w kosztach:

• czynsz za biuro lub halę,
• opłaty za media (prąd, gaz, woda, internet, telefon),
• usługi księgowe i doradcze,
• zakup materiałów biurowych czy wyposażenia.

2. Sprzęt i urządzenia

Zakup sprzętu czy maszyn to jedna z najkorzystniejszych form inwestycji pod koniec roku.

• Do 10 000 zł netto – taki wydatek można zaliczyć jednorazowo w koszty.
• Powyżej 10 000 zł netto – wydatek trafia do środków trwałych i podlega amortyzacji.
  

Przykład: jeśli firma zakupi maszynę do regeneracji DPF o wartości 105 000 zł netto, nie tylko zyskuje nowoczesne rozwiązanie wspierające produkcję lub obsługę warsztatu, ale również rozkłada korzyść podatkową na kolejne lata poprzez amortyzację. Każdy rok przynosi obniżenie podstawy opodatkowania, a jednocześnie firma korzysta z nowoczesnych maszyn od pierwszego dnia.

3. Marketing i promocja

Pod koniec roku wielu przedsiębiorców zwiększa budżety na reklamę, aby poprawić rozpoznawalność marki. W koszty można wliczyć m.in.:

• kampanie online (Google Ads, social media),
• projekt i prowadzenie strony internetowej,
• druk materiałów promocyjnych, wizytówek czy katalogów.
  

4. Szkolenia i rozwój kompetencji

Inwestycja w wiedzę, czyli szkolenia branżowe, kusy online i stacjonarne, przynosi podwójną wartość: obniżenie podatku i podniesienie kwalifikacji zespołu.

Jednorazowa amortyzacja – kiedy opłaca się bardziej niż koszt na wiele lat?

Przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania z tzw. jednorazowej amortyzacji środków trwałych do kwoty 100 000 zł rocznie. Oznacza to, że wydatki na zakup maszyn, urządzeń czy sprzętu o wysokiej wartości można w całości wrzucić w koszty już w roku nabycia – co znacząco obniża podatek i można szybciej odzyskać część wydanych środków.

Kto może skorzystać?

• Podatnicy PIT i CIT prowadzący działalność gospodarczą w Polsce.
• Firmy inwestujące w fabrycznie nowe maszyny i urządzenia, wyposażenie produkcyjne oraz inne środki trwałe z grup 3–6 i 8 KŚT.
• Przedsiębiorcy planujący rozwój i modernizację parku maszynowego lub inwestycje w nowoczesne technologie.
• Łączna wartość odpisów jednorazowych nie może przekraczać 100 000 zł, a przynajmniej jedna inwestycja lub łączna wartość kilku środków trwałych wynosi min. 10 000 zł.

Przykład: 

Zakup maszyn do warsztatu, np. zestawu XTON Master Box (maszyna do regeneracji DPF i myjka warsztatowa) o wartości 99 001 zł, mieści się w limicie jednorazowej amortyzacji do 100 000 zł. Oznacza to, że przedsiębiorca może w całości zaliczyć koszt zakupu w koszty uzyskania przychodu już w roku nabycia. Przy stawce podatku liniowego 19% oznacza to oszczędność podatkową rzędu 18 810 zł w rozliczeniu rocznym.

Dlaczego grudzień to najlepszy moment na inwestycje?

• umożliwia ujęcie kosztów jeszcze w bieżącym roku podatkowym,
• pozwala wykorzystać sezonowe promocje i rabaty,
• daje przewagę konkurencyjną od stycznia, np. przy zakupie nowego sprzętu
• pomaga w zaplanowaniu amortyzacji na kolejne lata.

Warto potraktować koszty nie jako przykry obowiązek, ale jako narzędzie strategiczne: obniżające podatek i jednocześnie wspierające rozwój biznesu. Dobrze zaplanowane koszty na koniec roku to gwarancja niższego podatku, większej płynności finansowej i lepszego startu w nowym roku.

Pamiętaj! Koszt firmowy musi być celowy, uzasadniony i związany z działalnością gospodarczą, a jednocześnie nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych przez ustawę o PIT i CIT.